Prijslijst en voorwaarden

Elk land heeft bepaalde zaken waarvoor zij toelating moeten geven voor inschrijving. Hiervoor moeten we dus eerst het gastland contacteren. Vaak gaat het erover dat ze een beperkte quota toelaten qua inschrijvingen met een uitzondering of meer informatie willen.

Over het algemeen kan je uitsluitend in overleg met je YFU-gastland geaccepteerd worden in geval van:

• afwijking van de leeftijdsvoorwaarden
• leerproblemen
• een fysieke of mentale beperking
• een chronische ziekte
• ernstige allergieën
• psychologische begeleiding minder dan twee jaar geleden

Dit betekent dus niet in alle gevallen dat het uitgesloten is. Soms is een uitzondering aanvragen voldoende. Soms moeten we naar een alternatief programma of land kijken.

De leeftijdscriteria vind je bij elke bestemming apart en staan meer gedetailleerd in het aanbod van het gastland dat wij kunnen inkijken. Vaak kan er wel van die leeftijdscriteria afgeweken worden. Na voorinschrijving kijken we dit sowieso na en informeren we jou verder.

Als je in Vlaanderen het middelbaar al hebt afgerond, verwacht YFU dat je je in het gastland alsnog inzet voor je studie en je zoals alle uitwisselingsstudenten houdt aan de regels op school en de organisatie in het gastland.

Sommige gastorganisaties geven aan dat je effectief niet kan deelnemen als je je middelbaar al afgemaakt hebt voor vertrek. Maar bij de meeste gastlanden is het op aanvraag eventueel mogelijk totdat hun quota volzet is. Kortom, als je er snel bij bent of ietwat flexibel qua bestemming vinden we doorgaans wel een mogelijkheid voor jou.

1. VOORINSCHRIJVING

Na ontvangst van het voorinschrijvingsformulier gaan we de voorwaarden van het (de) door jou gekozen programma('s) na en informeren we je over de mogelijkheden.

Als je voldoet aan de voorwaarden van jouw eerste keuze en er zijn nog plaatsen beschikbaar, kan je je inschrijven voor het YFU programma naar jouw keuze. Een bevestiging a.d.h.v. betaling van de dossierkost is dan voldoende om je dossier op te starten.

Voldoe je niet aan de voorwaarden, dan moeten we jouw alternatieve keuzes bekijken. Geef daarom liefst ook een 2e of 3e keuze.

2. DOSSIER

Zodra het programma en de bestemming gekozen zijn kunnen we jouw dossier opstarten. Bij opstart van het dossier wordt een dossierkost van € 75 euro gevraagd op ons rekeningnummer BE56-1424-0241-0888. Deze dossierkost is geen onderdeel van de programmaprijs en is niet terugbetaalbaar.

Je ontvangt vervolgens inloggegevens voor jouw online dossier. Daarnaast wordt ook een financiële overeenkomst en de verklaring van instemming opgemaakt. Deze twee laatste documenten zijn het contract dat we onderling hebben.

3. VOORSCHOT

We vragen je de financiële overeenkomst en de verklaring van instemming na twee weken ondertekend terug te bezorgen en daarbij het voorschot te betalen.

De volgende betalingen worden in schijven gedaan volgens het betalingsvoorstel op de financiële overeenkomst. Hoe eerder je inschrijft, hoe meer de schijven verdeeld worden in de tijd.

Verder raden we aan niet te lang te wachten met het vervolledigen van je dossier. Hoe sneller je dossier klaar, hoe sneller het gastland immers kan starten met het zoeken naar een gastgezin.

4. INTERVIEW EN TAALTEST

YFU zoekt vrijwilligers voor een persoonlijk gesprek bij je thuis. Dit is bij voorkeur met jouw ouders en/of broers en/of zussen erbij.

Voor sommige landen moet er ook een taaltest afgenomen worden, dit gebeurt op het YFU kantoor.

5. VOORBEREIDINGEN

In maart en april gaan de voorbereidende weekends door voor de zomervertrekkers. Voor de wintervertrekkers zoeken we een ander geschikte moment voor een verkort voorbereidingstraject. 

Deelname aan deze voorbereidingen is verplicht!

Op deze voorbereidingen ontvangen jij en je ouders ook heel wat informatie over praktische zaken zoals het visum, verzekering, kinderbijslag, de reis …

Hoewel de aanvaarding op het programma een continu proces is volgt na de weekends de officiële acceptatiebrief.

6. PLAATSING

Van zodra het dossier volledig is en nagekeken werd, wordt het doorgespeeld aan het gastland en kan er daar gestart worden met het zoeken van een gastgezin en school.

Wanneer je geplaatst wordt is heel verschillend en is heel moeilijk te voorspellen. Dit kan voor de zomer zijn, maar ook tot enkele weken voor vertrek. Doorgaans is dit een periode waar je wat geduld moet hebben. Wij houden je zoveel mogelijk op de hoogte van de stand van zaken.

In deze fase is ook tijd voor aanvraag van een visum of verblijfsvergunning en andere praktische zaken.

Van zodra je geplaatst bent krijg je onmiddellijk de gegevens van je gastgezin en kan je al contact opnemen.

Na nog enkele laatste tips vertrek je gepakt en gezakt op jouw persoonlijk avontuur.

In het land van bestemming heb je de steun van je gastgezin, jouw contactpersoon, de regelmatige oriëntaties daar en het kantoor ter plaatse.

Ouders kunnen steeds bij YFU Vlaanderen terecht met vragen en/of opmerkingen. En ook zij worden voor terugkeer nog uitgenodigd.

Persoonlijk voorbereidingsgesprek voor vertrek

Voorbereidingsbijeenkomst(en) met andere uitwisselingsstudenten

Voorbereidingshandboek met concrete voorbeelden en oefeningen

Welkomstbrief (verschillend van land tot land)

Taaltest indien vereist (bijvoorbeeld een Engels test)

Administratie, organisatie en bemiddeling

Ondersteuning en informatievoorziening (zowel aan zendouders als gastouders in gastland)

Informatieverstrekking en benodigde documenten voor het regelen van verzekering, kinderbijslag, verplichte inentingen, reisdocumenten, study permit of visa.

Begeleiding bij vertrek en aankomst

Plaatsing in gastgezin en school

Reiskosten naar en van gastgezin

Kost en inwoon

Eventuele overplaatsing en reiskosten

Oriëntatie in gastland (kan zowel fysiek als online zijn)

Ondersteuning en begeleiding (voor student, zendouders en/of gastgezin)

Verzekering: reisbijstand, medisch en burgerlijke aansprakelijkheid (buiten Europa langer dan drie maanden 24/24u beschikbaar noodnummer voor student, gastgezin, zendouders (zowel in Vlaanderen als in gastland)

• € 75 dossierkosten bij de opstart van een dossier voor deelname 
• Kosten internationaal paspoort en visum of study permit 
• Kosten eventuele doktersbezoeken, afnemen van medische test en plaatsen van inentingen voor vertrek
• Optionele trips en reizen
• Zakgeld

Jouw gastgezin voorziet enkel kost en inwoon voor jou. Deze zaken worden niet door jouw gastgezin betaald:

• Schoolmaterialen
• Eventuele transportkosten naar school (bijvoorbeeld busabonnement)
• Persoonlijke verzorgingsproducten, specifieke dieetvereisten die niet standaard in het gezin voorzien worden, ...

BETALING VAN DE PROGRAMMAPRIJS

Na ontvangst van jouw inschrijvingsformulier en het inschrijfgeld krijg je van YFU het dossier, waarvan de financiële overeenkomst en de statement of agreement een onderdeel is. De financiële overeenkomst stelt de vier betalingstermijnen vast: 20% (voorschot), 30%, 30% en 20% van de programmaprijs.

Schrijf je vroeg in, dan zullen die betalingstermijnen meer gespreid zijn. Schrijf je laat in, dan zullen deze dichter op elkaar liggen.

De volledige programmaprijs wordt steeds voor vertrek betaald.

ANNULERING

Als je (om welke reden dan ook) annuleert worden kosten door YFU ingehouden of in rekening gebracht. De YFU annuleringsregeling is dan van kracht. Deze worden in de financiële overeenkomst verduidelijkt.

Voor heel wat programma‘s kan je voor een bijzondere annuleringsregeling kiezen. Deze wordt meegestuurd met de financiële overeenkomst als dit van toepassing is. De kosten hiervoor bedragen 4,5 % van de programmaprijs (en is in geen geval terugbetaalbaar).

Deze regeling zorgt ervoor dat je bij annulering wegens specifieke gebeurtenissen (vermeld in de regeling) de reeds betaalde programmakosten (behalve de bijdrage van 4,5%) terugbetaald krijgt.

Reisdata

De reisdata verschillen van land tot land. Ze zijn afhankelijk de start- en einddatum van het uitwisselingsprogramma die dan weer gebaseerd zijn op de schoolstart en einddata alsook de planning van de gastorganisatie en/of het gastgezin. De exacte vertrekdatum hangt ook soms af van de mogelijkheden bij luchtvaartmaatschappijen.

YFU stelt in overleg met het gastland reisdata en plaats van vertrek en/of aankomst vast, waar normaal gezien niet van wordt afgeweken. Bij goede redenen en in onderling overleg kunnen wij om toestemming vragen aan het gastland om deze te wijzigen. De eventuele extra kosten, zoals omboeking en meerprijs voor het ticket, zijn voor jouw rekening.

Verzekering

Voor alle programma's buiten Europa langer dan drie maanden voorzien wij een degelijke verzekering (reisbijstand, ziektekosten en burgerlijke aansprakelijkheid).

Voor de rest van de programma‘s verwachten wij bewijs van een ziekteverzekering. Doorgaans is de verzekering van jouw mutualiteit binnen Europa en voor programma’s onder de drie maanden van toepassing. Desalniettemin raden we u sterk na dit na te kijken en indien nodig kan u via YFU een optionele verzekering afsluiten.

Tijdelijk verblijf buitenland

Enkel als de jongere voor langer dan drie maanden in het buitenland zal verblijven dient hij/zij zich bij de gemeente aan te geven als tijdelijk afwezig. Als tijdelijke afwezige blijft men officieel in België ingeschreven maar is de gemeente op de hoogte van het tijdelijk verblijf in het buitenland. Tijdelijke afwezigheid is beperkt tot maximum één jaar, voor studenten tot de duur van hun studies.

Wij kennen deze procedure en geven u de nodige informatie om de administratie in orde te brengen.

Vaccinaties

YFU geeft informatie over de voor het betreffende gastland vereiste vaccinaties. De kosten van de vaccinaties zijn voor jouw rekening.

BINNEN EUROPA

Studenten ingeschreven voor een programma binnen Europa moeten geen internationaal paspoort of visum aanvragen. Heb je een internationaal paspoort dat nog geldig is, dan is het wel aan te raden het mee te nemen.

Voor sommige landen buiten de EU moeten er wel bepaalde legale documenten voorzien worden voor de aanvraag van de verblijfsvergunning ter plekke.

BUITEN EUROPA

Voor programma's buiten Europa moeten alle deelnemers een internationaal paspoort aanvragen.

Als je een visum nodig hebt, verkrijg je de nodige documenten en instructies van ons. Voor de persoonlijke documenten zorg je zelf via de betreffende instanties.

Wij hebben enige kennis en inzicht in de visumprocedures en ondersteunen jullie zo goed mogelijk. Het indienen van de volledige visumaanvraag is echter jouw eigen verantwoordelijkheid. Alle verblijfsvergunnings- of visumkosten zijn niet inbegrepen in de programmaprijs.

Vertrek je naar het buitenland maar blijf je ingeschreven in je Vlaamse school, dan behoud je je recht op kinderbijslag en loopt dit automatisch door.

De school gaat akkoord met de afgesproken periode in het buitenland en de inschrijving van de leerling in de school is voldoende om ontvangst van de kinderbijslag te garanderen. YFU kan een deelnameattest opmaken als de school dit vereist.

Wanneer je niet langer bent ingeschreven in een Vlaamse school verandert de situatie. Dan heb je eveneens recht op kinderbijslag, maar moet je een uitzondering aanvragen aan de dienst die je kinderbijslag uitbetaalt en bewijzen dat je school loopt in een ander land. Dit kan maken dat de kinderbijslag opgeschort wordt totdat dit bewezen is. Een standaard formulier moet door de gastschool ingevuld worden, daarover krijg je meer informatie tijdens de voorbereidingen.